Organizing [AAM]

PENGERTIAN

Pengorganisasian merupakanproses yang menghbngkan orang – orang secara efektif, sehingga mereka dapat bekerja sama dan dengan demikian memperoleh tujuan tertentu. Dalam proses pengorganisasian, manajer mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu. Kerangka kerja tersebut disebut sebagai desain orgnisasi. Bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan struktur organisasi (organization structure). Struktur organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumberdaya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikoordinasidan dikomunikasikan.

Menurut Nickles, McHugh and Mchugh organizing atau pengorganisasian adalahproses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara efektif dan efisienguna pencapaian tujuan organisasi.

UNSUR - UNSUR

a.    Individu dalam Organisasi

Kinerja individu merupakan pondasi dari kinerja organisasi. Oleh karena itu, untuk menciptakan manajemen yang efektif, memahami perilaku individu sangatlah penting, seperti diilustrasikan seperti contoh berikut :

Tted Johnson telah menjadi perwakilan lapangan untuk sebuah produsen obat besar sejak dia lulus dar universitas tujuh tahun yang lalu. Sehari-hari ian menelpon apoteker, rumah sakit, klinik, dan apoteker sebagaiperwakilan dari banyak obat yang dibuat oleh peruahaannya. Selama bekerja, tingkat penjualan untuk semua obat utama perusahaannya meningkat, dan dia memenangkan tiga penghargaan penjualan nasional yang diberikan oleh perusahaan. Kemari Ted dipromosikan menjadi menejer penjualan untuk tujuh negara bagian. Dia tidak lagi akan menjual tapi akan mengelola dari 15 perwakilan lain. Ted menerima promosi tersebut karena dia yakin dan dia tahu cara utuk memotivasi dan memimpin tenaga penjualan. Dia berkomentar :”saya tahu profil kepribadian dari tenaga yang berhasil. Mereka adalah orang yang spesial. Saya tahu apa yang diperlukan mereka untuk bekerja. Ingat bahwa saya pernah menjadi salah satu dari mereka. Saya tahu nilai dan sikap mereka dan apa yang diperlukan untuk memotivasi mereka, saya tahu saya dapat memotivasi tenaga penjualan.

      Di pekerjaan barunya, Ted Johnson akan berusaha memaksimalkan kinerja dari 15 perwakilan penjualan. Sebagian dari interaksinya akan menyenangkan, tapi dia sadar akan terdapatnya beberapa pemborosan yang akan ia hentikan. Sebagai menejer Ted akan berhadapan dengan berbagai segi perilaku individu. Model ini memasukkan tiga pengaruh penting terhadap perilaku organisasi dan memotivasi dalam organisasi : karakteristik individu, motivasi individu, dan penghargaan.

b.    Karakteristik Individu

Karena kinerja organisasi bergantung pada kinerja individu, menejer seperti Ted Johnson harus memiliki lebih dari sekedar pengetahuan mengenai determinan dari kinerja individu. Psikologi sosial dan psikologi banyak memberikan kontribusi pada pengetahuan yang relevan mengenai hubungan antara sikap, persepsi, emosi, kepribadian, nilai, dan kinerja individu. Manajer tidak dapat mengabaikan kebutuhan untuk memperoleh dan menindaklanjuti pengetahuan mengenai karakteristik individu, baik tentang bawahanya maupun tentang dirinya sendiri.

c.    Motivasi Individu

Motivasi dan kemampuan untuk bekerja saling berinteraksi dalam menentukan kinerja. Teori motivasi berusaha menjelaskan dan meramaikan bagaimana perilaku dari individu dibangun, dimulai, dipertahankan dan dihentikan. Tidak seperti Ted Johnson , tak semua menejer dan para ahli perilaku setuju mengenai teori motivasi yang terbaik. Sesungguhnya motivasi sangatlah kompleks sehingga kita tidak mungkin memiliki senuah teori umum yang mampu menjelaskan bagaiman motivasi dapat muncul. Namun, menejer harus berusaha memahaminya. Mereka harus memiliki pengetahuan mengenai motivasi karena hal tersebut berkaitan dengan kinerja.

d.    Penghargaan

Salah satu dari pengaruh yang paling kuat terhadap kinerja individu adalah sistem penghargaan organisasi. Manajemen dapat menggunakan penghargaan atau hukuman untuk meningkatkan kinerja, karyawan yang ada, selain itu juga dapat menggunakan penghargaan untuk menarik karyawan yang memiliki keterampilan bergabung dengan organisasi. Gaji, kenaikan, dan kepemilikan saham merupakan aspek penting dari penghargaan, namun bukan itu saja. Ted Johnson menjelaskan poin ini ketika dia berkata “saya tahu apa yang mereka perlukan untuk berkinerja”. Kinerja dari pekerjaan sendiri dapat memberikan penghargaan pada karyawan, terutama jika kinerja pekerjaan menimbulkan perasaan tanggung jawab pribadi, otonomi, dan perasaan berarti.

e.    Perlaku Kelompok dan Pengaruh Interpersonal

Pengaruh interpersonal dan perilaku kelompok juga merupakan tekanan yang dapat mempengaruhi kinerja organisasi. Dampak dari tekanan akan diilustrasikan dalam contoh berikut ;

Kelly McCaul mnghabiskan waktu 2 setengah tahun sebagai seorang teller di cabang First National Bnk tersibuk. Selama ini dia menjalin hubungan pertemanan yang dekat dengan para rekan kerjanya. Pertemanan tersebut juga berkembang diluar pekerjaan. Kelly dan teman-temannya merupakan tim terbaik bowling antar bank.

            Dua bulan lalu kelly dipromosikan menjadi menejer cabang, dia mera bahagia dengan tantangan yang baru tapi merasa sedikit terkejut karena beberapa kandidat lain telah bekerja di bank tersebut lebih lama. Dia memulai pekerjaannya dengan optimis dan yakin bahwa teman-temannya akan turut merasa senang dan mendukungnya. Namun, karena mereka menjadi menejer cabang, berbagai hal mulai berbeda. Kelly tidak memilii waktu luang seperti teman-temannya karena dia sering meninggalkan kantor cabang, mendatangi pertemun menejemen di kantor pusat. Kursus pelatiahn komputer yang harus didatanginya dua malam seminggu telah menyebabkan dia tidak turut serta dalam acara ertemuan klub, dan dia tiak merasa bahwa sekarang teman-temannya bersikap sedikit berbeda kepadanya.

            Baru-baru ini kelly berkata “saya tidak tahu bahwa menjadi bagian dari menejemen dapat membuat perbedaan yang sedemikian besar. Terus terang, saya tidak pernah benar-benar memikirkannya. Saya merasa sangat naif. Saya melihat perspektif perspektif yang sama sekali berbeda dengan bisnis dan harus menghadapai masalah yang sebelumnya tidak pernah saya ketahui.”

Promosi Kelly McCaul telah menjadikannya sebagai anggota lebih dari satu kelompok. Selain menjadi anggota teman dari kelompok teman lamanya di kantor cabang, dia juga merupakan anggota dari tim menejemen.dia menemukan bahwa kelompok dan ekspektasi kelompok memiliki dampak yang kuat terhadap perilaku individu dan pengaruh interpersonal.model kita meliputi empat aspek penting dalam kelompok dan intrapersonal pada perilaku organisasi : perilaku kelompok, perilaku antar kelompok dan konflik antar kelompok dan kekuasaan serta politik organisasi.

f.     Perilaku dan Konflik antar kelompok

 Ketika kelompok berfungsi dan berinteraksi dengan kelompok lain, mereka mengembangkan serangkaian karakteristik kelompok mereka sendiri yang unik, termasuk struktur, kekompakan, peran, norma dan proses. Sebagai akibatnya, kelompok mungkin bekerja sama atau bersaing dengan kelompok lain, dan persaingan antar kelompok dapat menyebabkan konflik. Jika manajemen dari tempat Kelly bekerja menetapkan suatu program insentif dengan bonus tunai untuk kantor cabang yang berhasil membawa masuk jumlah konsumen yang paling banyak, hal ini mungkin mengakibatka persainagn dan konflik antar cabang. Walau konflik antar kelompok mungkin akan memberikan hasil yang menguntungkan bagi organisasi, terlalu banyak konflik atau konflik antar kelompok yang salah mungkin memiliki dampak yang sangat negatif. Oleh karena itu, pengelolaan konflik antar kelompok merupakan aspek yang penting dalam mengelola perilaku organisasi.

g.    Kekuasaan dan Politik

Kekuasaan adalah kemampuan untuk membuat seseorang melakukan sesuatu yang diinginkan atau menyebabkan sesuatu terjadi berdasarkan cara yang anda inginkan. Banyak orang dalam masyarakat merasa kurang nyaman dengan konsep kekuasaan, dan beberapa benar-benar tersinggung oelhnya. Ini karena inti dari kekuasaan adalah pengendalian atas orang lain. Bagi banyak orang Amerika, pengendalian atas orang lain seringkali merupakan pemikiran yang ofensif. Namun, kekuasaan merpakan kenyataan dalam organisasi. Manajer menerima kekuasaan baik dari sumber organisasi maupun individu. Manajer harus memahami konsep kekuasaan sebagai suatu kenyataan dalam organisasi dan peran manajerial.

MANFAAT

Adapun manfaat dari organizing antara lain :

1.    Memungkinkan pembagian tugas sesuai dengan keadaan

2.    Menciptakan spesialisasi dalam pembagian tugas

3.    Anggota organisasi mengetahui tugas-tugas yang akan dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan.

FUNGSI - FUNGSI

Fungsi pengorganisasian sangat erat hubungannya dengan fungsi perencanaan, karena itu pengoganisasian harus direncanakan. Pengertian pengorganisasian dan organisasi berbeda. Pengorganisasian adalah fungsi manajemen dan mrupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau wadah yang statis. Pengorganisasian dapat diartikan penentu pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas-tugas dan menbagi-bagikan pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan departemen-departemen serta penentuan hubungan-hubungan.

Organizing berasal dari organize yang berarti menciptakan struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan sedemikian rupa, sehingga hubungan satu sama lain terikat oleh hubungan terhadap keseluruhannya. Organisasi diartikan sebagai sesuatu yang menggambarkan pola-pola, skema, dan bagan yang menunjukkan garis perintah, kedudukan karyawan, hubungan-hubungan yang ada, dan lain sebagainya.

Menurut Nickles, Mc Hugh and McHugh fungsi pengorganisasian antara lain :

a.    Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang ditentukan.

b.    Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab.

c.    Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja.

d.    Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.

Sedangkan menurut Henry G. Hodges, fungsi organisasi antara lain :

a.    Merencanakan, menyusun, menilai/mengembangkan pola pokok/struktur organisasi.

b.    Mengarahkan dan menyelenggarakan policy  dan taktikorganisasi.

c.    Mendayagunakan tenaga kerja dengan menetapkan orang-orang yang tepat melalui klasifikasi jabatan, uraian jabatan, analisa pada jabatannya, pekerjaan dan evaluasi pekerjaan yang setepat-tepatnya.

d.    Membantu manajer puncak dalam merencanakan, menyusundan menyempurnakan prosedur kerja dan tatanan kerja.

e.    Membantu manajer puncak dalam melaksanakan visualisasi rencana kerja, program kerja dan penjadwalannya.

f.     Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam standarisasi tata kerja.

g.    Memelihara hubungan kerjasama antar unit,

h.    Mengevaluasi sistem laporan dan pelaksanaan program kerja

i.      Malakukan pengawasan atas pelaksanaan intruksi pemimpin

j.      Mempercepat dan mempertepat dalam proses pengambilan keputusan.

k.    Staf O dan M membantu dan membebaskan manajer puncak dari tugas-tugas yang rutin dan teknis.

l.      Membantu menejer puncak dalam menyusun buku-buku pedoman kerja.

METODE

Metode  Organizing terbagi menjadi dua, yaitu :
A. Sentralisasi

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah. 

Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah pusat.

         B. Desentralisasi

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi, melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau pemda. Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada di daerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkat kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.

Sebagaimana dikemukakan oleh Stoner, Freeman, dan gilbert (1995), ada empat pilar (building blocks).yang menjadi dasar untuk melakukan proses pengorganisasian, keempat pilar tersebut antara lain :

1.    Pembagian Kerja (Division of Work)

Dalam perencanaan berbagai kegiatan atau pekerjaan untuk pencapaian tujuan tentunya telah ditentukan. Keseluruhan pekerjaan dan kegiatan yang telah direncanakan tersebut tentunya perlu disedehanakan guna mempermudah bagaimana pengimplementasiannya. Upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan sederhana dan spesifik tersebut dinamakan sebagai pembagian kerja (division of work). Sebagai contoh : dalam bisnis toko kain grosir, pembagian kerja dapat berupa kasir, pelayan dan lain sebagainya. Kadangkala pembagian kerja ini juga dinamakan tenaga kerja (division of labour), akan tetapi saat inipenggunaan pembagian kerja lebih banyak digunakan karena pada dasarnyayang dibagi-bagi adalah pekerjaannya bukan orang-orangnya. Adapun orang-orang merupakan pihak yang ditugaskan atau ditunjuk untuk menjalankan setiap pekerjaan yang telah dibagi-bagi tersebut. Proses pembagian kerja dari keseluruhan menjadi lebih spesifik atau sederhana dan detail dinamakan pula dengan spesialisasi pekerjaan atau job specialization. Keseluruhan pekerjaan tersebut diturunkan atau dibagi-bagi berdasarkan kriteria tertentu yang lebih baik.

2.    Pengelompokan Pekerjaan (Departmenttalization)

Setelah pekerjaan dispesifikan, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis. Sebagai contoh untuk bisnis restoran, pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada pelanggan dimeja makan bisa bisa dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, katakanlah sebagai pelayan. Adapun penerimaan bon pembayaran, pencatatan dalam mesin kasir, pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang, dapat dikelompokkan menjadi departemen atau bagian keuangan misalnya. proses pengelompokan dan penamaan bagian atau kelompok menurut kriteria tertentu disebut departementalizatian.

3.    Penentuan Relasi Antar Bagian dalam Organisasi (Hierarchy)

Setelah pekerjaan dikelompokkan atau didepartemenkan, kita mungkin bertanya-anya berapa banyak pekerjaan yang harus dikelompokkan untuk setiap bagian atau departemen, dan kemudian berapa banyak orang kelompok yang perlu ada di bawah suatu bagian atau departemen ?. pertanyaan tersebut membawa kita kepada pilar ke tiga dari proses pengorganisasian, yaitu proses penentuan hierarkiatau relasi antar bagian didalam organisasi.

4.    Koordinasi (Coordination)

Pilar yang terakhir dari pengorganisasian adalah koordinasi.setelah pekerjaan selesai dibagi , ditentukan bagian-bagiannya, hingga ditentukan hirarki organisasinya, maka langkah berikutnya adalah bagaimana agar pembagian kerja yang telah dilakukan beserta penentuan desain organisasinya berjalan secara efektif dan efisien ? disiniah peran dari koordinasi diperlukan sebagai pilar terakhir dari pengorgnisasian.koordinasi sebagaimana menurut Stoner, freeman, dan Gilbert (1995) pada dasarnya adalah the process of integratingthe activities of separate departments in order to persue organizational goals effectively. Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai departemen atau bagian dari organisasi agar bagian dari organisasi dapat tercapai secara efektif. Tanpa koordinasi, berbagai kegiatan yang dilakukan disetiap bagian organisasi tidak akan terarah dan cenderung hanya membawa misi masing-masingbagian. Dikhawatirkan, tidak terkoordinasinya setiap bagian pada giliran selanjutnya makaakan menghambat organisasi dalam mencapai tujuannya. Sebagai contoh yaitu antara bagian pemasaran bagian pemasaran dan bagian keuangan. Agar tingkat penjualan meningkat, maka bagian pemasaran mengusulkan untuk menaikkan biaya promosi. Disisi lain, bagian keuangan mencatat bahwa semestinya biaya diefiensikan. Jika bagian pemasaran dan bagian keuangan tidak berkoordinasi bisa maka akan terjadi konflik kepentingan antar bagian, padahal kedua bagian tersebut bermaksud baik kepada perusahaan. Dengan menaikkan promosi, diharapkan enjualan akan meningkat. Disisi lain, dengan meminimalkan biaya, efisiensi dapat ditingkatkan. Jika kedua pihak tidak berkoordinasi, misalnya bagian keuangan menentukan batas maksimum peningkatan biaya bagi promosi, maka dapat diperkirakan bahwa kepentingan kedua pihak tersebut tidak akan sepenuhnya berjalan. Jik kepentingan kedua bagian tersebut tidak berjalan, maka kepentingan organisasi juga tidak akan berjalan. Akhirnya tujuan organisasi tidak akan tercapai secara efektif.

TAHAPAN - TAHAPAN

Menurut Richard Y. Chang, tahapan perkembangan tim yaitu :

a.    Menetapkan arah (drive)

Pada tahap ini tim memfokuskan pada misinya dan membuat garis besar strategi yang akan ditempuh, serta menetapkan tujuan, prioritas dan prosedur kerja.

b.    Bergerak (strive)

Pada tahap ini peran dan tanggung jawab angota tim ditetapkan dengan jelas.

c.    Mempercepat gerak (thrive)

Pada tahap ini dimungkinkan untuk meningkatkan prodktivitas secara maksimal.

d.    Sampai (arrive)

Tahap ini adalah tahap akhir, dimana memfokuskan pada apakah oordinasi ini berjalan dengan maksimal.

KENDALA

Beberapa pola permaalahan dalam penyelenggaraan pelayanan publik antara lain :

a.    Kurang responsif

Kondisi ini terjadi pada hampir semua tingkatan usur pelayanan, mulai dari tingkatan peayanan petugas sampai tingkat penanggung jawab instansi. Respon terhadap berbagai keluhan, aspirasi, maupu harapan masyarakatseringkali lambat atau bahkan diabaikan sama sekali.

b.    Kurang informatif

Berbagai infomasi yang harusnya disampaikan kepada masyarakat, lambat atau bahkan tidak sampai kepada masyarakat.

c.    Kurang accesible

Berbagai unit pelaksanaan pelayanan terletak jauh dari jangkauan mayarakat, sehingga menyulitkan bagi mereka yang memerlukan pelayanan tersebut.

d.    Kurang koordnasi

Berbagai unit pelayanan yang terkait satu dengan yang lainnya sangat kurang berkoordinasi. Akibatnya, sering terjadi tumpang tindih ataupun pertentangan kebijakan antara satu instansi pelayanan dengan instansi pelayanan lain yang terkait.

e.    Birokratis

Pelayanan pada umumnya dilakukan melalui proses yang terdiri dari berbagai level, sehingga menyebabkan penyelesaian pelayanan terlalu lama. Dalam kaitan dengan penyelesaian masalah pelayanan, kemunginan staf pelayanan untuk dapat menelesaikan masalah sangat kecil, dan dilain pihak kemungkinan masyarakat untuk bertemu dengan penanggung jawab pelayanan, dalam rangka menyelesaikan masalah yang terjadi ketika peayanan diberikan, juga sangat sulit. Akibatnya berbagai masalah pelayananmemerlukan waktu yang lama untuk diseesaikan.

f.     Kurang mau mendengar keluhan/saran/aspirasimasyarakat

Umumnya aparat pelayanan kurang memiliki kemauan untuk menengar keluhan/saran/aspirasi dari masyarakat. Akibatnya, pelayanan dilaksanakan dengan apa adanya tanpa ada perbaikan dari waktu ke waktu.

g.    Inefisiesi

Berbagai persyaratan yang diperlukan seringkali tidak relevan dengan pelayanan yang diberikan.

      Oleh karena itu, apa yang dibutuhkan adalah kesadaran para pejabat tentang perlu dan pentingnya menguasai asas asas organisasi dan mempraktikannya.

      Organisasi yang efektif, baik, efisien, serta sesuai dengan kebutuhan yang sesuai dengan kebutuhan harus didasarkan pada asas. Beberapa asas dalam organisasi adalah sebagai berikut :

1.    Asas tujuan organisasi (principle of organizational objectives)

Tujuan organisasi harus jelas dan rasional, apakah bertujuan untuk mendapatkan laba ataukah memberi pelayanan. Hal ini merupakan bagian penting dalam menentukan struktur organisasi.

2.    Asas kesatuan tujuan (principle of unity of objective)

Suatu organisasi harus ada kesatuan yang ingin dicapai. Organisasi secara keseluruhan dan tiap-tiap bagiannya harus berusaha untuk mencapai tujuan tersebut. Organisasi akan kacau jika tidak emiliki kesatuan tujuan.

3.    Asas kesatuan perintah (principle of unity of command)

Setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertanggung jawaban hanya kepada satu orang atasan., namun satu orang atasan dapat memrintah beberapa orang bawahan.

4.    Asas rentang kendali (principle of the span of managemen)

Seorang manajer hanya dapat secara efektif memimpin sejumlah bawahan tertentu, misalnya 3 sampai 9 orang. Jumlah ini tergantung kecakapan dan kemampuan manajer bersangkutan.

5.    Asas pendelegasian wewenang

Pendelegasian dari seseorang atau sekelompok orang kepada orang hendaknya jelas dan efektif sehingga seorang menejer mengetahui wewenangnya.

6.    Asas keseimbangan wewenang dan tanggung jawab

 Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Wewenang yang didelegasikan dengan tanggung jawab harus sama besarnya. Wewenang yang didelegasikan sehendaknya tidak meminta pertanggung jawaban yang lebih besar dari wewenang itu sendiriataupun sebaliknya.

7.    Asas tanggung jawab

Pertanggung jawaban bawahan terhadap atasan harus sesuai dengan garis wewenang . dengan kata lain sesorang akan bertanggung jawab kepada orang yang melimpahkan wewenang tersebut.

8.    Asas pembagian kerja

Pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan yang sama kepada satu unit kerja hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan tersebut.

9.    Asas penempatan personalia

Penempatan orang-orang pada setiap jabatan harus didasarkan atas kecakapan, keahlian, dan ketrampilannaya (the right man, in the right job): mismanagement penempatan harus dihindarkan. Evektivitas organisasi yang optimal memerlukan penemptan karyawan yang tepat. Untuk itu harus dilakukan seleksi yang obyektif dan berpedoman atas job specifitation dari jabatan yang akan diisinya.

10.  Asas jenjang berangkai

Saluran perintah atau wewenang dari atas kebawah harus merupakan mata rantai vertikal yang harus jelas dan tidak terputus-putus serta menempuh jarak terpendek. Hal ini penting, karena dasar organisasi yang fundamental adalah rangkaian wewnang dari atas ke bawah.

11.  Asas efisiensi

Untuk mencapai tujuannya, suatu organisasi harus mencapai hasil yang optimal dengan pengorbanan yang minimal.

12.  Asas kesinambungan

Organisasi harus menjamin cara-cara untuk melangsungkan kehidupannya.

13.  Asas koordinasi

Ini merupakan rangkaian dari asas-asas organisasi lainnya. Koordinasi dimaksudkan untuk menyingkronkan dan mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah pada sasaran yang ingi dicapai.

OUTPUT

Pengorganisasian merupakan proses yang menghubungkan orang – orang secara efektif, sehingga mereka dapat bekerjasama dan dengan demikian memperoleh tujuan tertentu. Output dari pengorganisasian atau hail dari pengorganisasian adalah struktur organisasi. Definisi menurut Robbins (1994) menyatakan struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, serta mekanisme koordinasi yang formal dan pola interaksi yang akan diikuti.

Struktur atau skema organisasi adalah satuan organisasi yang mempunyai hubungan dan saluran wewenang serta tanggung jawab yang ada dalam organisasi. Jadi, arti organisasi dan tipe organisasi sering disamakan, padahal keduanya adalah berbeda. Menurut tipenya, organisasi dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi dalam dua macam, yaitu organisasi dengan tipe piramida dan organisasi dengan tipe kerucut. Bentuk organisasi memandang segi tata hubungan, wewenang, dan tanggung jawab yang ada dalam suatu organisasi.

Untuk bekerja secaa efektif dalam organisasi, manajer harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai struktur organisasi. Mengenai bagan organisasi di kertas atu di dinding, orang hanya akan melihat kofigurasi dari posisi, tugas pekerjaan, dan garis otoritas antara bagian – bagian organisasi. Stuktur organisasi sesungguhnya dapat menjadi sesuatu yang jauh lebih kompleks seperti yang diilustrasikan dalam cerita berikut:

Dr. John baru-baru ini ditunjuk sebagai dekan sekolah bisnis di uniersitas terkemuka. Sebelum tiba dikampus, Rice menghabiskan waktu beberapa minggu untuk mempelajari pendanaan, program, fakultas, mahasiswa, dan struktur organisasi dari sekolah bisnis tersebut. Dia berusaha mengembangkan daftar prioritas untuk berbagai hal yang menurut keyakinan nya akan memerlukan perhatian dengan segera tahun pertaanya menjadi dekan. Presiden direktur universitas telah meminta agar dia menyiapkan daftar prioritas tersebut ketika dia tiba di universitas.

Selama pertemuan resmi pertamanya dengan presiden direktur, Rice diminta menjawab pertanyaanyang telah sepenuhnya diharapkan :”apakah prioritas nomor satu anda ?” Rice menjawab :” walaupun uang selalu menjadi masalah, saya merasa yakin bahwa kebutuhan yang paling mendesak adalah mengorganisasi ulang sekolah bisnis ini. Saat ini, mahasiswa hanya daot mengambil jurusan di dua departemen-akuntansi dan administrasi bisnis. Depertemen akuntansi memiliki 20 pengajar. Departemen administrasi bisnis memiliki 43 pengajar, dengan rincian 15bdosen pemasaran, 16 dosen manajemen, dan 12 dosen keuangan. Saya membayangkan universitas dengan 4 departemen-akuntansi, manajemen, peasaran, dan kuangan masing-masing dengan kepalanya sendiri. Pertaa, saya merasa yakin bahwa struktur ini akan membuat kita mampu memenuhi kebutuhan mahasiswa kita dengan lebih baik. Struktur ini terutama akan mempercepat pengembangan program utama disetiap bidang. Mahasiswa harus mampu mengambil jurusan dsri salah satu mpat bidang tersebut jika mereka ingin memprsiapkan diri di bursa kerja. Terakhir saya yakin bahwa struktur organisasi semacam ini akan membuat kita lebih mudahmerekrut pengajar karena mereka bergabung dengan kelompok yang minatnya serupa dengan minat mereka sendiri.”

Seperti yang ditunjukkan oleh cerita ini, sebuah struktur merupakan pola formal dari aktivitas dan hubungan antar berbagai submit dari organisasi. Struktur organisasi yang dihasilkan melalui keseluruhan proses tersebut kerap dikenal sebagai struktur organisasi formal. Struktur organisasi formal ini yang dijadikan panduan bagi seuruh anggita organisasi untuk melakukan berbagai hal dalam upaya pencapaian tujuan. Dalam kenyataanyya, bebrapa bagian atau para pekerja seringkali mengelompokkan diri tidak hanya berdasarkan fungsi yang harus dilaksanakan sesuai dengan struktur organisasi yang telah dibuat, akan tetapi juga dapat mengelompokan diri berdasarkan kesamaan tuntutan, hobi, dan lain sebagainya. Kelompok-kelompok pekerja ini sering dinamakan dengan organisasi informal. Seorang menejer yang baik akan tetap memperhatikan dan mengamodasikan berbagai karakteristik pekerjaannya termasuk dngan informal tersebut dapat embantu menejer dalam mencapai tujuan organisasi. Namun, jika tuntutan organisasi informal ternyata tidak diakomodasi engan baik, organisasi informal ini akan menyebabkan konflik internal yang akan menghambat tujuan organisasi.

Kalau mau belajar lebih asyik, kamu juga bisa nonton video tematik mengenai materi diatas, yuk kunjungi dan lihat videonya 

NB. Pengantar Manajemen EP UTM,090417 

copyright@Via Nur Aini